今日は、個人で電子定款認証をやる場合の準備物等についてのお話しです。
近時、会社設立に関するウェブマーケティングは凄まじいものがあり、『実質０円』をうたって大きく宣伝している事例が見受けられます。そこには、「自分でやれば紙定款を作って４万円を貼らなければならないけれど、ウチに頼めば電子定款を作成すのでその４万円を節約できる」と書かれています。しかし、個人でも電子定款を作成できることはあまり書かれていません。
確かに、個人で電子定款を作るのは準備物が必要で、内容も高度であるため難しい作業にはなりますが、決して「できない」ものではなく、独力で準備すれば公証人もちゃんと認証してくれます。電子定款認証を生業としている行政書士が「人に頼まず自分でも出来るんですよ」と書くのもおかしな話しですが、そのあたりの情報はまだまだインターネットには記載されていませんので、参考までにお話ししておきます。
１．必要な準備物（ハード＆ソフト）
- 住基カード（電子認証に使用）
- カードリーダー（電子認証に使用）
- テキストエディタ（wordなど。定款作成に使用）
- adobe acrobat（電子認証は電子署名を付したPDFで行う）
- 申請用総合ソフト（申請用ソフト。法務省からダウンロード）
- PDF署名プラグイン（署名用ソフト。法務省からダウンロード）
- 身分証明書（何を持っていけばよいかは公証人に確認しておく）
２．私が使っている他の物
- スキャナ（電子署名の印影に行政書士の職印を使用しているため）
- プリンタ（公証人との打合せをＦＡＸで行っているため）
- ＦＡＸ（公証人との打合せを行うため）
３．段取り
- 住基カードを入手します。
- 各種ソフトをインストールして申請の準備をします。
- 定款の素案を作成します。
- 本店を管轄する公証人役場へ電話し、定款のチェックを依頼します。
- 公証人の指示があった修正箇所は一言一句正確に修正します。
- その定款をacrobatを使って電子署名を行います。
- 申請用総合ソフトを使って申請します（ここでも電子署名を行います）。
- 公証人役場へ出向き、身分証明書を提示して定款認証をしてもらいます。
準備物や流れは上記の通りです。ソフトのインストールや設定は法務省のマニュアルも充実しているのでそれほど困難ではありません。やはり一番難しいのは定款そのものの作成です。定款のひな形は書籍でも、インターネットでも簡単に手に入りますが、多くの箇所をアレンジしなければなりません。電子定款の認証はやり直しがきかないため（紙定款でも本来はきかないのですが）、一文字でも間違えていると再認証と言うことにもなりかねません。公証人もしっかり事前チェックされるとは思いますが、定款作成はなかなかシビアな作業であるとお考え頂いた方がいいでしょう。作ってしまえば、電子署名や申請はマニュアル通りに進めれば問題ありません。
上述の通り、個人の電子定款の認証で大切なことは正確な定款を作ることなのですが、多くの広告媒体は、紙の定款に貼る収入印紙４万円に着目して「４万円が不要になる」とＰＲしていらっしゃいますが、本来比較すべきは、この自分で定款を作る手間ひまと、人に依頼する費用なのだと私は思います。
最後に事務所ＰＲを。みやこ事務所では電子定款の作成と認証のみですと２１，０００円で受任しております。収入印紙４万円を貼ることと比較する考え方からすると、『実質０円』ではなく『実質１９，０００円のキャッシュバック』となります。
みやこ事務所は電子定款作成を業務としてはいますが、「個人でやるけど分からないことがあるのでちょっと聞きたい」という場合もお気軽にお電話頂ければ、対応させて頂きます。但し、相談内容は定款作成に関することに限ります。申請方法については法務省のサポートデスクにお問い合わせ下さいね。